Aumentan procesos administrativos en los últimos cinco años

(Tomado de Mundo Ejecutivo, México, diciembre 1, 2013)

Un estudio realizado por Lexmark muestra que 70% de los encuestados asegura que el tiempo que dedican a los procesos administrativos aumentó en los últimos cinco años.

Las mayores deficiencias se da en el caso de las empresas que operan las tareas administrativas en forma manual, en lugar de automatizada, por ejemplo, el procesamiento de contratos, las órdenes de pedidos o la introducción de datos de tarjetas de visitas en una libreta de direcciones o base de datos.

Según el estudio, la implantación de sistemas automatizados ayudaría a las empresas a aumentar la productividad de los empleados, reducir los costos operacionales y a reducir los errores asociados a los procesos manuales.

Errores manuales cuestan mucho.

Una cuarta parte de los encuestados señala que el mayor problema asociado con los procesos administrativos manuales es su propensión a los errores. Casi dos tercios de los trabajadores encuestados han experimentado una situación en la que un error cometido realizando tareas administrativas manuales le ha costado dinero a la compañía. A mayor número de caracteres introducidos, mayor esfuerzo a la hora de introducir los datos, hay más errores y ciclos más lentos.

Para las empresas, esto puede tener un impacto directo en la parte de resultados. Si una factura no se envía correctamente, puede derivar en pagos tardíos o en pagos duplicados que deben resolverse, entre otros muchos problemas. Incluso puede producir la ruptura de una relación con un cliente o proveedor. Por todo ello, las empresas deben revisar su forma de tratar los datos y de abordar las tareas cotidianas, señala el estudio.

Además, 59% de los empleados considera los procesos administrativos de su empresa demasiado complicados, al incluir varios pasos. Se observa que hay una relación directa entre la complejidad de las tareas de administración y el tiempo invertido en ellas.

Una tercera parte de los encuestados dedica tres horas o más a la semana únicamente a tareas administrativas. Asimismo, 70% considera que el tiempo dedicado a ellas se incrementó en los últimos cinco años y que las empresas están desperdiciando un tiempo valioso en dichas tareas.

El estudio pone de relieve que, personalmente, los empleados están dispuestos a eliminar las formas de trabajo obsoletas e improductivas. A la pregunta, “¿Cuál es el mayor problema asociado con los procesos administrativos manuales”, el 50% respondió que “consumen demasiado tiempo”.

El estudio, que investigó las fases y tiempo que dedican los empleados de las empresas a tareas relacionadas con administración, fue realizado por Lexmark en 12 países europeos.