Ahorros en impresión: ¡Sea el aliado de sus clientes!

Luego de la conciencia, el software es la herramienta más eficaz para disminuir los costos de impresión en una empresa

Por Michael Negrete Cruz

Tomado de BOLETIN DE COMPUTACION (México,dic 2, 2013)

Cuando explotó el boom de las empresas de la "nueva economía" -allá por la década de los noventa del siglo pasado-, era complicado entender del todo cómo este nuevo paradigma iba a cambiarnos en términos tangibles más allá de los bytes y los chips; no obstante veinte años después esa realidad tiene, por ejemplo, a los gigantes del fotocopiado y administración de documentos, hallando las formas más útiles para que usted migre lo más pronto posible a lo digital, olvidando casi por completo el uso del papel como desde hace poco más de 500 años lo hacemos.

Este “movimiento estratégico” parecería un contrasentido para una empresa que sustenta su valor en la reproducción 'física' de documentos, le comentamos a Antonio Díaz, director de Perceptive Software para América Latina, una empresa adquirida recientemente por la multinacional Lexmark, la cual acaba de ser nombrada como líder en Administración de Contenido Empresarial (ECM) en el denominado cuadrante mágico de Gartner, a lo cual me respondió que "el avance de la tecnología no se frena y la realidad del mundo actual en la vida cotidiana y los negocios, se encuentra en la internet, las comunicaciones instantáneas, la movilidad y la tecnología, de modo que si no se empuja a esa transformación, se quedaría atrás en el mercado”; para luego comentar que este movimiento también cuenta con un importante motor: La reducción de costos y la responsabilidad por el cuidado medioambiental.

De la celulosa al byte.

Para ejecutivo de Perceptive Software, con toda claridad se tiene ubicado al desperdicio de papel, como el causante de mayores pérdidas para una empresa o negocio cuando se trata de administración de documentos, para luego identificar al despilfarro de consumibles como segunda causal de "fugas"; rematando con el abuso energético, como tercera causa de descalabros en el empleo de dispositivos multifuncionales.

En ese sentido, lo que estamos impulsando con toda fuerza la digitalización de documentos, ya que si observamos, toda nuestra historia hasta ahora se encuentra escrita en archivos físicos, realidad que ya no corresponden con el manejo que requiere la información hoy en día, pues hoy se necesita la información de manera instantánea, en cualquier parte y si es posible, hasta en formato móvil, lo cual trae un impulso a la productividad de la gente y los procesos que muestran de forma inmediata sus beneficios, apuntó el experto.

Para Díaz, medir para conocer còmo contar con tecnología que nos permita visualizar en dónde se encuentran las fugas, es tan importante como inculcar una cultura del ahorro en cada uno de los empleados, de modo que permitamos hacer a la tecnología su trabajo, pero al mismo tiempo creando una buena razón de ser al evitar el desperdicio. Y es que más allá de lo que se pudiera pensar, el me contra del abuso y el desperdicio, es el software, ya que bajo la máxima de que no se puede controlar aquello que es imposible medir, Antonio Díaz explica que un buen inicio es generando métricas que nos digan quién usa, a qué horas usa, cuánto usa y cómo lo usa. Eso es posible a través del empleo de múltiples programas de administración de documentos.

A colación de ello, el ejecutivo comentó que en la verticales de Educación o Gobierno en general, existe una enorme oportunidad de negocio, ya que los gobiernos están comenzando a migrar a la digitalización de documentos, y para ello, la empresa que representa, ha diseñado algoritmos de lectura inteligente de datos, a fin de que puedan conseguirse ahorros de hasta 80% en papel; 80% en ahorro de horas hombre, y hasta 40% en insumos, como tintas o tóneres.

Para detallar el ejemplo, Díaz indicó que si se decidiera digitalizar plataformas como, la del registro civil, el software que desarrollamos tiene la habilidad de identificar, capturar y procesar los campos de información especificados, con resultados que asombran por rapidez, precisión y disminución dramática de errores, que son la constante en el trabajo humano.

En otros rubros, por ejemplo, como el legal, la implementación de soluciones de este tipo ayuda con sobrada consistencia para hacer de la ley algo pronto y expedito; y sobre todo en miras de la implementación de la modalidad de Juicios Orales en el sistema judicial, es más que nunca necesario un manejo ágil y eficiente de la información, ya que de otro modo el proceso sufrirá de atoramientos basados en un deficiente manejo de la información.

De ley Paralelamente, Arturo Licón, Business Development manager para Perceptive Software, dijo a Boletín de la Computación que no hace falta solamente la adopción de estos esquemas de ahorro, pues ese es un proceso que no solo irá ocurriendo paulatinamente, sino que, de la misma forma, promocionará las mejores prácticas regular y crear marcos legales que impulsen la adopción de tecnologías que aminoren el desperdicio de energía y recursos.

Implementar estas soluciones no sólo llevan al ahorro en insumos y operación del manejo de documentos, sino que incrementan la productividad de la empresa al hacer más en menos tiempo; y si el cliente observa eso, entonces el retorno de inversión podrá ser identificado de forma inmediata; y eso no sólo lo hará entender de mejor manera a "la nueva economía;" sino hacer que esa nueva manera de ver los negocios... trabaje para usted. Aplicativos del software para ahorro en Administración de impresión total del procesamiento de trabajos da acceso a información de la empresa a través de Internet en cualquier momento y lugar con la automatización de pasos para ahorrar tiempo antes de llegar al proceso de impresión.