Todo lo que se debe saber sobre el servicio de manejo de herramientas de impresión y las capacidades del sistema

El éxito de cualquier compromiso de Administración de Servicios de Impresión (Managed Print Service, MPS según sus siglas) requiere de una sólida combinación que incluye a las personas, las herramientas y los procesos.

Para conocerla, hay que abundar en las posibilidades que le son inherentes y el impacto que ocasionan en el buen manejo de los servicios de impresión.

Po eso es fundamental conocer que las características y funciones que proporcionan los sistemas de una infraestructura MPS, están agrupadas en ocho categorías, que son:

1. Administración general
2. Personalización
3. Seguridad
4. Automatización de las tareas
5. Monitoreo proactivo
6. Apoyo a terceros
7. Visible capacidad de datos
8. Reportes

Como primer paso, que es el objetivo de este post, veamos esas och categorías en detalles.

1) Administración General: Son las características y funciones que permiten a un proveedor de MPS controlar los aspectos fundamentales de alto nivel y los genéricos en los entornos de impresión y los dispositivos incluidos. Por ejemplo:

• Monitorear remotamente el entorno de impresión con horarios predeterminados o modificados.
• Administración de la fila de trabajos en espera en el servidor central de impresión.
• Administración remota de firmware del dispositivo y el software de recopilación de datos.

2) Personalización: Son las características y funciones asociadas con la capacidad de un proveedor de MPS para adaptar su oferta global a las necesidades específicas de cada cliente. Por ejemplo:

• Perfiles personalizados del usuario (como son los permisos y accesos).
• Tablas personalizadas de datos de dispositivos.
• Consola para la administración de servicio de asistencia o integración.

3) Seguridad: Son las características y funciones que garantizan que los clientes de un proveedor de MPS esté equipado para combatir el close-in, así como las amenazas electrónicas distantes a su entorno de impresión y redes informáticas. Por ejemplo:

• Cliente/servidor de seguridad.
• Controles formales de acceso, incluyendo la contraseña de la cuenta interna de caducidad.
• Software antivirus.

4) Automatización de tareas: Son las características y funciones que permiten a un proveedor de MPS minimizar los errores y retrasos causados ​​por el uso de tecnologías obsoletas, procesos engorrosos o por una intervención humana excesiva. Por ejemplo:

• Tareas programadas, tales como actualizaciones de firmware, verificaciones de política, y exporta datos
• Ordenamiento automatizado, incluyendo enrutamiento y seguimiento.
• Autenticación automática de las órdenes (capaz de aplicar las reglas de negocio del cliente).

5) Monitoreo proactivo: Las características y funciones que permiten a un proveedor de MPS evaluar y valorar continuamente y con eficiencia, los dispositivos individuales dentro de una flota, así como el entorno de impresión en general. Por ejemplo:

• Desencadenamiento del estado de alerta, incluyendo el dispositivo de cambio de filtro.
• Rápida recopilación de datos (un tiempo de solo segundos en comparación con el procesamiento lento que tarda minutos).
• Mensajes automatizados basados ​​en alertas con la información estándar.

6) Apoyo de terceros: Son las características y funciones que indican que una MPS tiene la capacidad de administrar y mantener los dispositivos fabricados por otros proveedores. Por ejemplo:

• Extracción y uso de 3 ª Parte de dispositivos públicos MIB (Administración de los banco de información según su sigla en inglés).
• Interceptar las alertas de cambio de estado.
• Configurar dispositivos a través de secuencias de comandos (en lugar del cambio del dispositivo de su ubicación física).

7) Visible capacidad de datos: Son las características y funciones que permiten ofrecer un MPS para obtener información de los diferentes dispositivos en el entorno de producción. Por ejemplo:

• Actualizaciones casi en tiempo real.
• Actualizaciones por lotes.
• Grupos de datos exportables.

8) Reportes: Características y funciones que permiten a un MPS ofrecer la información que ha ido recogida de los diferentes dispositivos de impresión y de la red de impresión conteniendo información valiosa o business intelligence. Por ejemplo:

• Informes tanto estándar como personalizados.
• Distintos métodos de entrega (enviados físicamente, e-mail, etc.).
• Diferenciación entre dispositivo y grupos(para informar indistintamente sobre los dispositivos individuales o sobre la flota de impresión).