Soluciones Innovadoras

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viernes, 8 de marzo de 2013

Todo lo que se debe saber sobre el servicio de manejo de herramientas de impresión y las capacidades del sistema

El éxito de cualquier compromiso de Administración de Servicios de Impresión (Managed Print Service, MPS según sus siglas) requiere de una sólida combinación que incluye a las personas, las herramientas y los procesos.
Para conocerla, hay que abundar en las posibilidades que le son inherentes y el impacto que ocasionan en el buen manejo de los servicios de impresión.
Po eso es fundamental conocer que las características y funciones que proporcionan los sistemas de una infraestructura MPS, están agrupadas en ocho categorías, que son:
  1. Administración general
  2. Personalización
  3. Seguridad
  4. Automatización de las tareas
  5. Monitoreo proactivo
  6. Apoyo a terceros
  7. Visible capacidad de datos
  8. Reportes
Como primer paso, que es el objetivo de este post, veamos esas och categorías en detalles.
1) Administración General: Son las características y funciones que permiten a un proveedor de MPS controlar los aspectos fundamentales de alto nivel y los genéricos en los entornos de impresión y los dispositivos incluidos. Por ejemplo:
  • Monitorear remotamente el entorno de impresión con horarios predeterminados o modificados.
  • Administración de la fila de trabajos en espera en el servidor central de impresión.
  • Administración remota de firmware del dispositivo y el software de recopilación de datos.

2) Personalización: Son las características y funciones asociadas con la capacidad de un proveedor de MPS para adaptar su oferta global a las necesidades específicas de cada cliente. Por ejemplo:
  • Perfiles personalizados del usuario (como son los permisos y accesos).
  • Tablas personalizadas de datos de dispositivos.
  • Consola para la administración de servicio de asistencia o integración.

3) Seguridad: Son las características y funciones que garantizan que los clientes de un proveedor de MPS esté equipado para combatir el close-in, así como las amenazas electrónicas distantes a su entorno de impresión y redes informáticas. Por ejemplo:
  • Cliente/servidor de seguridad.
  • Controles formales de acceso, incluyendo la contraseña de la cuenta interna de caducidad.
  • Software antivirus.

4) Automatización de tareas: Son las características y funciones que permiten a un proveedor de MPS minimizar los errores y retrasos causados ​​por el uso de tecnologías obsoletas, procesos engorrosos o por una intervención humana excesiva. Por ejemplo:
  • Tareas programadas, tales como actualizaciones de firmware, verificaciones de política, y exporta datos
  • Ordenamiento automatizado, incluyendo enrutamiento y seguimiento.
  • Autenticación automática de las órdenes (capaz de aplicar las reglas de negocio del cliente).

5) Monitoreo proactivo: Las características y funciones que permiten a un proveedor de MPS evaluar y valorar continuamente y con eficiencia, los dispositivos individuales dentro de una flota, así como el entorno de impresión en general. Por ejemplo:
  • Desencadenamiento del estado de alerta, incluyendo el dispositivo de cambio de filtro.
  • Rápida recopilación de datos (un tiempo de solo segundos en comparación con el procesamiento lento que tarda minutos).
  • Mensajes automatizados basados ​​en alertas con la información estándar.

6) Apoyo de terceros: Son las características y funciones que indican que una MPS tiene la capacidad de administrar y mantener los dispositivos fabricados por otros proveedores. Por ejemplo:
  • Extracción y uso de 3 ª Parte de dispositivos públicos MIB (Administración de los banco de información según su sigla en inglés).
  • Interceptar las alertas de cambio de estado.
  • Configurar dispositivos a través de secuencias de comandos (en lugar del cambio del dispositivo de su ubicación física).

7) Visible capacidad de datos: Son las características y funciones que permiten ofrecer un MPS para obtener información de los diferentes dispositivos en el entorno de producción. Por ejemplo:
  • Actualizaciones casi en tiempo real.
  • Actualizaciones por lotes.
  • Grupos de datos exportables.

8) Reportes: Características y funciones que permiten a un MPS ofrecer la información que ha ido recogida de los diferentes dispositivos de impresión y de la red de impresión conteniendo información valiosa o business intelligence. Por ejemplo:
  • Informes tanto estándar como personalizados.
  • Distintos métodos de entrega (enviados físicamente, e-mail, etc.).
  • Diferenciación entre dispositivo y grupos(para informar indistintamente sobre los dispositivos individuales o sobre la flota de impresión).


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