Impresión a color in-house: gran gasto o una gran oportunidad?

La última generación de impresoras y dispositivos multifuncionales hace que la impresión a color  in-house sea una opción económica - y segura - para todas sus comunicaciones.

Publicado 4 por  Alan Joch para Output Management

    

El color es el rey cuando se trata del manejo de las comunicaciones y de la comprensión de las mismas - las cifras hablan por sí solas. Las investigaciones de la industria muestran que el color mejora la retención de la información en hasta un 60% comparado con el material monocromático y genera consciencia  en hasta un 70 por ciento. Pero hay un problema - el uso de proveedores para producir brochures, reportes, materiales de marketing y avisos publicitarios puede venir con costos ocultos y otros riesgos significativos.

Sin embargo, algunos gerentes empresariales son muy cautelosos sobre el uso amplio del color y los productos multifuncionales (MFP) en sus organizaciones. El miedo: Los costos no administrados del uso de impresiones a color al interior de la organización reducirán el retorno de la inversión.

Afortunadamente, los gerentes ahora tienen nuevas opciones para controlar los recursos de impresiones a color al interior de la organización y administrar de cerca los gastos. Combinando una disminución estable en los costos del hardware y los mejores dispositivos de color - los cuales hacen del manejo del color para las comunicaciones al interior de la organización una opción rentable. La clave esta en entender e identificar la estrategia individual de la empresa y encontrar las impresoras y/o multifuncionales a color que entreguen los más altos rendimientos.

Beneficios positivos

El caso de negocios al interior de la organización comienza con una comparación del costo total de las impresiones a color que se maneja internamente versus los materiales que son impresos con proveedores externos. Los factores a tener encuenta incluyen la tendencia a la baja de los precios de las impresoras de color y Multifuncionales, que continúan disminuyendo con cada nueva generación. Así mismo, se tienen en cuenta los costos ocultos asociados con los trabajos impresos con proveedores externos. Para recibir descuentos por volumen, los clientes generalmente deben comprar un número mínimo de impresiones, que es práctico principalmente para trabajos de alto volumen. Sin embargo, la mayoría de los materiales colaterales del negocio en general y de mercadeo requieren volúmenes más pequeños, lo que significa que las empresas pueden pagar más de lo que necesitan si el trabajo lo hacen con un proveedor externo. Los costos innecesarios pueden aumentar rápidamente los costos actuales y distorsionar el valor por página que inicialmente parecía atractivo. Con el manejo del color al interior de la empresa, las compañías imprimen únicamente lo que necesitan y evitan costos adicionales.

Las MFPs de color proporcionan otra ventaja financiera. Disminuyen la necesidad de separar las impresoras monocromáticas, los escáner, las copiadoras y las máquinas de fax que, a cambio, disminuyen las inversiones de capital en hardware y gastos operativos para el funcionamiento y el mantenimiento de varios dispositivos.

La impresión comercial trae riesgos

El costo no es el único factor para considerar con la impresión a color. Los gerentes comerciales también deben investigar los riesgos comerciales y legales asociados con el apilamiento de materiales impresos que se generan al hacer impresiones comerciales de mucho volumen...... Por ejemplo, pueden surgir problemas regulatorios si un empleado de un banco distribuye involuntariamente información de tasas de préstamos desactualizada al coger un brochure viejo del cuarto de archivo. Las empresas mitigan este riesgo imprimiendo de manera colateral por solicitud y en cantidades limitadas. La nube también garantiza el contenido correcto. Bien sea que la configuración de la nube sea privada, pública o híbrida, los gerentes  pueden almacenar la información más actualizada en una ubicación central que es fácil de actualizar. Cuando un funcionario de créditos en una sucursal de un banco necesita un brochure para un cliente, el o ella descarga la información más actualizada de la nube, confiado de que todo está correcto.

Decisiones sobre la impresión a color interna o tercerizada también se basan en cual de esas opciones soporta mejor el ritmo de las actividades comerciales del presente. Los tiempos de entrega de las impresiones tercerizadas pueden ser muy largos para acomodarse a las promociones mas recientes o las ferias comerciales. Los materiales también pueden contener errores y requerir tiempo y esfuerzo para enrutarlos al departamento correcto cuando llegan a la zona de carga.

El resultado final: Para comparar de manera efectiva los costos de impresión a color internos y los de terceros, mire más allá del nivel alto estimado por página para un análisis TCO detallado y realista y otras consideraciones prácticas.

Tecnología de primera línea

Hay muchas cosas que les gustan a los gerentes de las empresas sobre la impresión a color interna. Pero para alcanzar una ganancia completa de su inversión, los gerentes necesitan impresoras y MFPs para tomar ventaja de las últimas innovaciones. Los controles modernos están arriba de la lista. Para ayudar a los gerentes a hacer cumplir las políticas sobre quienes están autorizados para imprimir a color, los dispositivos ofrecen la capacidad de asignar autorizaciones por departamento, título, aplicación o tipo de archivo. Adicionalmente, los gerentes deben tener la opción de imponer restricciones según la hora del día. El personal de marketing, por ejemplo, puede tener acceso a los recursos de color durante el horario normal de oficina, pero no en horas no laborales, lo que elimina el riesgo de que los dispositivos sean utilizados para fotos u otro contenido personal. Las cuotas de impresión son otra manera efectiva para controlar - cada departamento puede tener asignado un número determinado de páginas a color para imprimir cada mes, pero una vez que el límite ha sido alcanzado, los dispositivos producen únicamente páginas en blanco y negro.

Para vigilancia adicional, los gerentes deben elegir soluciones con herramientas para monitorear el consumo de color por grupo de trabajo, departamento o división para hacer seguimiento a los volúmenes de uso y obtener datos actualizados, si es necesario.

Para que este rango de controles no se vuelva muy complejo de manejar, las mejores soluciones soportan un control administrativo desde un servidor central que permite a los gerentes imponer políticas corporativas de manera uniforme para los dispositivos a través de la empresa.

Opciones de consumo

Teniendo en cuenta que la calidad del color es fundamental para promocionar la imagen profesional y mejorar las marcas, las impresoras  y multifuncionales líderes proporcionan calibración Pantone y soporte para otros estándares de la industria. Los usuarios deberían poder introducir fórmulas de color personalizadas cuando sea necesario modificar los colores para ajustar las diferencias en cómo las luces reflejan varios tipos de medios. La herramienta Named Color Replacement y el reemplazo RGB permiten a las organizaciones crear tablas sustitutas ingresando una receta de CMYK única para crear cualquier color que deseen. Algunos proveedores ofrecen esto por medio de controladores costosos de terceros; las mejores opciones proporcionan esto sin costo dentro de las impresoras y las MFPs a través de todos los rangos de precios. El reemplazo RGB también se asegura de que los documentos de Microsoft Office impriman consistentemente en cualquier dispositivo de la red.

Otras funciones importantes incluyen la capacidad para manejar varias clases de medios que van desde papel estándar o estucado hasta tarjetas de cartón y materiales especializados, tales como etiquetas de vinilo para tambores industriales. Una selección de opciones de terminado, tales como encuadernado, grapado y perforado de tres huecos, también garantizarán que las operaciones de impresión internas se pueden acomodar a casi todas las necesidades de cualquier empresa.

Una base para el futuro

Gracias a las últimas innovaciones en impresoras multifuncionales a color, los gerentes empresariales tienen cada vez menos razones para enviar trabajos a proveedores externos. La impresión al interior de la organización no solamente es una opción más económica, sino que también garantiza a las organizaciones que sus materiales de impresión a color alcancen los niveles más altos de efectividad desde un punto de vista comercial y de riesgo.

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