Soluciones Innovadoras

Soluciones Innovadoras

jueves, 26 de diciembre de 2013

Aumentan procesos administrativos en los últimos cinco años

(Tomado de Mundo Ejecutivo, México, diciembre 1, 2013)

Un estudio realizado por Lexmark muestra que 70% de los encuestados asegura que el tiempo que dedican a los procesos administrativos aumentó en los últimos cinco años.

Las mayores deficiencias se da en el caso de las empresas que operan las tareas administrativas en forma manual, en lugar de automatizada, por ejemplo, el procesamiento de contratos, las órdenes de pedidos o la introducción de datos de tarjetas de visitas en una libreta de direcciones o base de datos.

Según el estudio, la implantación de sistemas automatizados ayudaría a las empresas a aumentar la productividad de los empleados, reducir los costos operacionales y a reducir los errores asociados a los procesos manuales.

Errores manuales cuestan mucho.

Una cuarta parte de los encuestados señala que el mayor problema asociado con los procesos administrativos manuales es su propensión a los errores. Casi dos tercios de los trabajadores encuestados han experimentado una situación en la que un error cometido realizando tareas administrativas manuales le ha costado dinero a la compañía. A mayor número de caracteres introducidos, mayor esfuerzo a la hora de introducir los datos, hay más errores y ciclos más lentos.

Para las empresas, esto puede tener un impacto directo en la parte de resultados. Si una factura no se envía correctamente, puede derivar en pagos tardíos o en pagos duplicados que deben resolverse, entre otros muchos problemas. Incluso puede producir la ruptura de una relación con un cliente o proveedor. Por todo ello, las empresas deben revisar su forma de tratar los datos y de abordar las tareas cotidianas, señala el estudio.

Además, 59% de los empleados considera los procesos administrativos de su empresa demasiado complicados, al incluir varios pasos. Se observa que hay una relación directa entre la complejidad de las tareas de administración y el tiempo invertido en ellas.

Una tercera parte de los encuestados dedica tres horas o más a la semana únicamente a tareas administrativas. Asimismo, 70% considera que el tiempo dedicado a ellas se incrementó en los últimos cinco años y que las empresas están desperdiciando un tiempo valioso en dichas tareas.

El estudio pone de relieve que, personalmente, los empleados están dispuestos a eliminar las formas de trabajo obsoletas e improductivas. A la pregunta, “¿Cuál es el mayor problema asociado con los procesos administrativos manuales”, el 50% respondió que “consumen demasiado tiempo”.

El estudio, que investigó las fases y tiempo que dedican los empleados de las empresas a tareas relacionadas con administración, fue realizado por Lexmark en 12 países europeos.

sábado, 21 de diciembre de 2013

Ahorros en impresión: ¡Sea el aliado de sus clientes!


Luego de la conciencia, el software es la herramienta más eficaz para disminuir los costos de impresión en una empresa
Por Michael Negrete Cruz
Tomado de BOLETIN DE COMPUTACION (México,dic 2, 2013)

Cuando explotó el boom de las empresas de la "nueva economía" -allá por la década de los noventa del siglo pasado-, era complicado entender del todo cómo este nuevo paradigma iba a cambiarnos en términos tangibles más allá de los bytes y los chips; no obstante veinte años después esa realidad tiene, por ejemplo, a los gigantes del fotocopiado y administración de documentos, hallando las formas más útiles para que usted migre lo más pronto posible a lo digital, olvidando casi por completo el uso del papel como desde hace poco más de 500 años lo hacemos.

Este “movimiento estratégico” parecería un contrasentido para una empresa que sustenta su valor en la reproducción 'física' de documentos, le comentamos a Antonio Díaz, director de Perceptive Software para América Latina, una empresa adquirida recientemente por la multinacional Lexmark, la cual acaba de ser nombrada como líder en Administración de Contenido Empresarial (ECM) en el denominado cuadrante mágico de Gartner, a lo cual me respondió que "el avance de la tecnología no se frena y la realidad del mundo actual en la vida cotidiana y los negocios, se encuentra en la internet, las comunicaciones instantáneas, la movilidad y la tecnología, de modo que si no se empuja a esa transformación, se quedaría atrás en el mercado”; para luego comentar que este movimiento también cuenta con un importante motor: La reducción de costos y la responsabilidad por el cuidado medioambiental.

De la celulosa al byte.
Para ejecutivo de Perceptive Software, con toda claridad se tiene ubicado al desperdicio de papel, como el causante de mayores pérdidas para una empresa o negocio cuando se trata de administración de documentos, para luego identificar al despilfarro de consumibles como segunda causal de "fugas"; rematando con el abuso energético, como tercera causa de descalabros en el empleo de dispositivos multifuncionales.

En ese sentido, lo que estamos impulsando con toda fuerza la digitalización de documentos, ya que si observamos, toda nuestra historia hasta ahora se encuentra escrita en archivos físicos, realidad que ya no corresponden con el manejo que requiere la información hoy en día, pues hoy se necesita la información de manera instantánea, en cualquier parte y si es posible, hasta en formato móvil, lo cual trae un impulso a la productividad de la gente y los procesos que muestran de forma inmediata sus beneficios, apuntó el experto.

Para Díaz, medir para conocer còmo contar con tecnología que nos permita visualizar en dónde se encuentran las fugas, es tan importante como inculcar una cultura del ahorro en cada uno de los empleados, de modo que permitamos hacer a la tecnología su trabajo, pero al mismo tiempo creando una buena razón de ser al evitar el desperdicio. Y es que más allá de lo que se pudiera pensar, el me contra del abuso y el desperdicio, es el software, ya que bajo la máxima de que no se puede controlar aquello que es imposible medir, Antonio Díaz explica que un buen inicio es generando métricas que nos digan quién usa, a qué horas usa, cuánto usa y cómo lo usa. Eso es posible a través del empleo de múltiples programas de administración de documentos.

A colación de ello, el ejecutivo comentó que en la verticales de Educación o Gobierno en general, existe una enorme oportunidad de negocio, ya que los gobiernos están comenzando a migrar a la digitalización de documentos, y para ello, la empresa que representa, ha diseñado algoritmos de lectura inteligente de datos, a fin de que puedan conseguirse ahorros de hasta 80% en papel; 80% en ahorro de horas hombre, y hasta 40% en insumos, como tintas o tóneres.

Para detallar el ejemplo, Díaz indicó que si se decidiera digitalizar plataformas como, la del registro civil, el software que desarrollamos tiene la habilidad de identificar, capturar y procesar los campos de información especificados, con resultados que asombran por rapidez, precisión y disminución dramática de errores, que son la constante en el trabajo humano.

En otros rubros, por ejemplo, como el legal, la implementación de soluciones de este tipo ayuda con sobrada consistencia para hacer de la ley algo pronto y expedito; y sobre todo en miras de la implementación de la modalidad de Juicios Orales en el sistema judicial, es más que nunca necesario un manejo ágil y eficiente de la información, ya que de otro modo el proceso sufrirá de atoramientos basados en un deficiente manejo de la información.

De ley Paralelamente, Arturo Licón, Business Development manager para Perceptive Software, dijo a Boletín de la Computación que no hace falta solamente la adopción de estos esquemas de ahorro, pues ese es un proceso que no solo irá ocurriendo paulatinamente, sino que, de la misma forma, promocionará las mejores prácticas regular y crear marcos legales que impulsen la adopción de tecnologías que aminoren el desperdicio de energía y recursos.

Implementar estas soluciones no sólo llevan al ahorro en insumos y operación del manejo de documentos, sino que incrementan la productividad de la empresa al hacer más en menos tiempo; y si el cliente observa eso, entonces el retorno de inversión podrá ser identificado de forma inmediata; y eso no sólo lo hará entender de mejor manera a "la nueva economía;" sino hacer que esa nueva manera de ver los negocios... trabaje para usted. Aplicativos del software para ahorro en Administración de impresión total del procesamiento de trabajos da acceso a información de la empresa a través de Internet en cualquier momento y lugar con la automatización de pasos para ahorrar tiempo antes de llegar al proceso de impresión.

martes, 10 de diciembre de 2013

Impresoras, ¿el ocaso de un clásico?

La portabilidad de la información obliga a los protagonistas del mercado de impresión a renovarse; en 2012, este sector en México decreció 12%, lo que las ha orillado en el manejo de datos digitales.
 (tomado de CNN Expansión)

A medida que las pantallas de los dispositivos móviles se convierten en el lugar favorito a través del cual las personas leen y consultan información, cada vez se imprime menos, y aunque analistas no ven que el mercado de impresión desaparezca, las firmas dedicadas a esta industria luchan por renovarse.

En 2010, el mercado de impresoras en México creció 23%, dos años después, registró una caída de 12%, según datos de la analista DataQuest. Para empresas como Epson o Lexmark, esta caída fue una de las principales razones para darle la vuelta a sus negocios.

"2012 fue un año muy complicado. Algo que estamos viendo como una tendencia es que cada vez se venden menos impresoras que sólo impriman, se venden más multifuncionales, y hay una tendencia muy fuerte de reducir las impresiones porque la tinta es lo que sale más caro", dijo el director general de Epson México, Alberto Arredondo, en entrevista con CNNExpansión.

En este escenario, la firma japonesa que de acuerdo con la analista IDC ocupa actualmente el tercer puesto en el mercado de impresoras en el país con 12.6% encontró en la tinta una alternativa para renovarse.

"Lanzamos impresoras que en vez de cartucho trabajan con un tanque de tinta, que dura mucho más que los cartuchos y rinde más volumen de impresión", dijo.

Con esta estrategia, reforzada con esfuerzos de marketing, Arredondo se dijo confiado de que para el cierre de 2013, logren su meta de crecimiento de 20% anual.

Sin embargo, para el director de análisis del mercado de impresión de IDC, Phuong Hang, la reducción de costos en el proceso de impresión no es el único reto que enfrenta este sector hoy en día; en un reporte de la firma consideró un crecimiento de servicios de impresión administrados, lo cual implica nuevos servicios para las firmas dedicadas a este negocio.

Del papel al software.

"Imprimir sigue siendo muy importante pero vemos que todo va hacia el manejo de información digital; por eso estamos entrando a este concepto de gestión de contenido en donde nosotros administramos la información de una empresa de forma digital y no imprimiéndola físicamente", dijo el director para América Latina de Perceptive Software, Antonio Díaz en entrevista.

A finales de 2012, Lexmark adquirió Perceptive Software y Díaz dirige actualmente la transición de la firma hacia una empresa de gestión de contenido y no sólo de impresión.

Además de esta empresa, Lexmark ha adquirido una decena más de firmas las cuales que, de acuerdo con Díaz, les ayudarán a desarrollar servicios específicos para diferentes industrias, como salud, educación o Gobierno.

"Por distintas industrias vamos a seguir adquiriendo soluciones para que nos den más profundidad con este nuevo concepto de impresión (...) lo que estamos tratando de hacer es que las empresas puedan imprimir menos" , dijo.

Díaz agregó que a través del manejo de información virtual, las empresas podrían reducir sus costos de impresión hasta 40%; sin embargo, Díaz advirtió que para que se afiance esta tendencia se requiere más adopción tecnológica , sobre todo, por parte del gobierno.

"El mercado de impresión se está sosteniendo la impresión empresarial pero para lograr un reducción significativa primero necesitas adopción de tecnología y que el Gobierno apoye leyes para promover esta adopción como el certificado digital", dijo.

Algunos analistas estiman que el futuro de la impresión se enfocará a la producción de objetos en tercera dimensión, lo que llevará la manufactura de casi cualquier cosa a las manos de los usuarios; sin embargo, actores del sector esperan que se mantenga como una práctica de nicho. En contraste, la firma de análisis Gartner proyecta que para el cierre de 2013 el mercado de impresoras en 3D crecerá 46%, crecimiento que para 2014 se elevará a 75% a nivel mundial.