La última
generación de impresoras y dispositivos multifuncionales hace que la impresión a color in-house sea una opción económica - y segura - para todas sus comunicaciones.
Publicado 4 por Alan Joch para Output
Management
El color es el rey cuando se trata del manejo de las comunicaciones y de la comprensión de las mismas -
las cifras hablan por sí solas. Las investigaciones de la industria muestran que el color
mejora la retención de la información en hasta un 60% comparado con
el material monocromático y genera consciencia en hasta un 70 por ciento. Pero hay un
problema - el uso de proveedores para producir brochures, reportes,
materiales de marketing y avisos publicitarios puede venir con costos ocultos y
otros riesgos significativos.
Sin embargo, algunos gerentes empresariales son muy cautelosos sobre el
uso amplio del color y los productos multifuncionales (MFP) en sus
organizaciones. El miedo: Los costos no administrados del uso de impresiones a color al
interior de la organización reducirán el retorno de la inversión.
Afortunadamente, los gerentes ahora tienen nuevas opciones
para controlar los recursos de impresiones a color al interior de la organización y
administrar de cerca los gastos. Combinando una disminución estable en
los costos del hardware y los mejores dispositivos de color - los cuales hacen del manejo del color
para las comunicaciones al interior de la organización una opción rentable. La clave esta en entender e identificar la estrategia individual de la empresa y encontrar las impresoras y/o multifuncionales a color que entreguen los más altos rendimientos.
Beneficios positivos
El caso de negocios al interior de la organización comienza con una
comparación del costo total de las impresiones a color que se maneja internamente versus los
materiales que son impresos con proveedores externos. Los factores a tener encuenta
incluyen la tendencia a la baja de los precios de las impresoras de color y
Multifuncionales, que continúan disminuyendo con cada nueva generación. Así mismo, se tienen
en cuenta los costos ocultos asociados con los trabajos impresos con proveedores externos. Para recibir descuentos por volumen, los clientes generalmente
deben comprar un número mínimo de impresiones, que es práctico principalmente
para trabajos de alto volumen. Sin embargo, la mayoría de los materiales
colaterales del negocio en general y de mercadeo requieren volúmenes más
pequeños, lo que significa que las empresas pueden pagar más de lo que
necesitan si el trabajo lo hacen con un proveedor externo. Los costos
innecesarios pueden aumentar rápidamente los costos actuales y distorsionar el
valor por página que inicialmente parecía atractivo. Con el manejo del color al
interior de la empresa, las compañías imprimen únicamente lo que necesitan y
evitan costos adicionales.
Las MFPs de color proporcionan otra ventaja financiera. Disminuyen la
necesidad de separar las impresoras monocromáticas, los escáner, las copiadoras
y las máquinas de fax que, a cambio, disminuyen las inversiones de capital en
hardware y gastos operativos para el funcionamiento y el mantenimiento de
varios dispositivos.
La impresión comercial trae riesgos
El costo no es el único factor para considerar con la impresión a color.
Los gerentes comerciales también deben investigar los riesgos comerciales y
legales asociados con el apilamiento de materiales impresos que se generan al
hacer impresiones comerciales de mucho volumen...... Por ejemplo, pueden surgir
problemas regulatorios si un empleado de un banco distribuye involuntariamente
información de tasas de préstamos desactualizada al coger un brochure viejo del
cuarto de archivo. Las empresas mitigan este riesgo imprimiendo de manera
colateral por solicitud y en cantidades limitadas. La nube también garantiza el
contenido correcto. Bien sea que la configuración de la nube sea privada,
pública o híbrida, los gerentes pueden almacenar la información
más actualizada en una ubicación central que es fácil de actualizar. Cuando un
funcionario de créditos en una sucursal de un banco necesita un brochure para
un cliente, el o ella descarga la información más actualizada de la nube, confiado
de que todo está correcto.
Decisiones sobre la impresión a color interna o tercerizada también se
basan en cual de esas opciones soporta mejor el ritmo de las actividades
comerciales del presente. Los tiempos de entrega de las impresiones
tercerizadas pueden ser muy largos para acomodarse a las promociones mas
recientes o las ferias comerciales. Los materiales también pueden contener
errores y requerir tiempo y esfuerzo para enrutarlos al departamento correcto
cuando llegan a la zona de carga.
El resultado final: Para comparar de manera efectiva los costos de
impresión a color internos y los de terceros, mire más allá del nivel alto
estimado por página para un análisis TCO detallado y realista y otras
consideraciones prácticas.
Tecnología de primera línea
Hay muchas cosas que les gustan a los gerentes de las empresas sobre la
impresión a color interna. Pero para alcanzar una ganancia completa de su
inversión, los gerentes necesitan impresoras y MFPs para tomar ventaja de las
últimas innovaciones. Los controles modernos están arriba de la lista. Para
ayudar a los gerentes a hacer cumplir las políticas sobre quienes están
autorizados para imprimir a color, los dispositivos ofrecen la capacidad de
asignar autorizaciones por departamento, título, aplicación o tipo de archivo.
Adicionalmente, los gerentes deben tener la opción de imponer restricciones
según la hora del día. El personal de marketing, por ejemplo, puede tener
acceso a los recursos de color durante el horario normal de oficina, pero no en
horas no laborales, lo que elimina el riesgo de que los dispositivos sean
utilizados para fotos u otro contenido personal. Las cuotas de impresión son
otra manera efectiva para controlar - cada departamento puede tener asignado un
número determinado de páginas a color para imprimir cada mes, pero una vez que
el límite ha sido alcanzado, los dispositivos producen únicamente páginas en
blanco y negro.
Para vigilancia adicional, los gerentes deben elegir soluciones con
herramientas para monitorear el consumo de color por grupo de trabajo,
departamento o división para hacer seguimiento a los volúmenes de uso y obtener
datos actualizados, si es necesario.
Para que este rango de controles no se vuelva muy complejo de manejar,
las mejores soluciones soportan un control administrativo desde un servidor
central que permite a los gerentes imponer políticas corporativas de manera
uniforme para los dispositivos a través de la empresa.
Opciones de consumo
Teniendo en cuenta que la calidad del color es fundamental para
promocionar la imagen profesional y mejorar las marcas, las impresoras y multifuncionales líderes proporcionan calibración Pantone y soporte para otros estándares de
la industria. Los usuarios deberían poder introducir fórmulas de color
personalizadas cuando sea necesario modificar los colores para ajustar las
diferencias en cómo las luces reflejan varios tipos de medios. La herramienta
Named Color Replacement y el reemplazo RGB permiten a las organizaciones crear
tablas sustitutas ingresando una receta de CMYK única para crear cualquier
color que deseen. Algunos proveedores ofrecen esto por medio de controladores
costosos de terceros; las mejores opciones proporcionan esto sin costo dentro
de las impresoras y las MFPs a través de todos los rangos de precios. El
reemplazo RGB también se asegura de que los documentos de Microsoft Office
impriman consistentemente en cualquier dispositivo de la red.
Otras funciones importantes incluyen la capacidad para manejar varias
clases de medios que van desde papel estándar o estucado hasta tarjetas de
cartón y materiales especializados, tales como etiquetas de vinilo para
tambores industriales. Una selección de opciones de terminado, tales como
encuadernado, grapado y perforado de tres huecos, también garantizarán que las
operaciones de impresión internas se pueden acomodar a casi todas las
necesidades de cualquier empresa.
Una base para el futuro
Gracias a las últimas innovaciones en impresoras multifuncionales a color, los
gerentes empresariales tienen cada vez menos razones para enviar trabajos a proveedores externos. La impresión al interior de la organización no
solamente es una opción más económica, sino que también garantiza a las
organizaciones que sus materiales de impresión a color alcancen los niveles
más altos de efectividad desde un punto de vista comercial y de riesgo.
Si quiere conocer más acerca de las impresoras y multifuncionales a color indicadas para su organización, visítenos en nuestra portal web, Soluciones de Color de Lexmark
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